Comment faire une conférence téléphonique ?
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Il est beaucoup plus facile d’organiser et de faire une conférence téléphonique que beaucoup de gens le pensent, et l’utilisation de cette forme de communication présente de grands avantages. Les conférences téléphoniques permettent aux entreprises d’économiser du temps et de l’argent. Elles offrent plus d’opportunités pour une collaboration instantanée entre un groupe de personnes, contrairement aux courriels ou aux appels téléphoniques individuels. En outre, elles facilitent le travail des entreprises avec des pigistes et des contrats de sous-traitance avec des personnes dans n’importe quelle région du pays, voire de l’autre côté de la planète.

Conférence téléphonique : comment ça marche ?

Une conférence téléphonique, également appelée téléconférence, est un appel téléphonique dans lequel les appelants peuvent parler à plusieurs personnes en même temps. Une téléconférence peut être conçue pour permettre aux appelants de participer pendant l’appel ou simplement d’écouter sans y participer.

Il existe plus d’un moyen de faire une conférence téléphonique, de la vidéoconférence à des appels téléphoniques à plusieurs participants, en passant par plusieurs fournisseurs. Lisez la suite pour savoir comment organiser une conférence téléphonique sans vous perdre dans les détails.

Définir le type d’appel

Comment faire une conférence téléphonique ? La première étape consiste à décider si la conférence téléphonique doit inclure la communication vidéo ou uniquement l’audio. La vidéoconférence est un peu plus compliquée, mais elle est très utile dans certaines situations. Elle permet la possibilité de présentations visuelles simples. Les vidéoconférences sont également plus personnelles. Elles permettent aux modérateurs d’avoir plus de contrôle sur la discussion et de voir le langage corporel des participants. La vidéo peut fournir une meilleure avenue pour impressionner les clients potentiels. Cela dit, les téléconférences audio conviennent parfaitement à de nombreuses fins et l’audio coûte généralement moins cher.

Comment faire une conférence téléphonique : les équipements nécessaires

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Pour faire une conférence téléphonique professionnelle et de haute qualité, un équipement spécial est nécessaire. Différents types d’instruments de conférence sont disponibles avec des caractéristiques et des prix différents. Le choix de l’appareil à utiliser dépend en grande partie du nombre de personnes impliquées dans l’appel et du choix éventuel d’un équipement professionnel. L’appareil de conférence devra être configuré pour fonctionner avec les ordinateurs, la connexion Internet et / ou les lignes téléphoniques utilisées. Tous les accessoires tels que les caméras vidéo doivent également être configurés. Le système peut être testé pour s’assurer qu’il fonctionne correctement avant une conférence téléphonique.

Arrangements et invitations

Une fois que les décisions de base sont prises sur le déroulement de « comment faire une conférence téléphonique », il est temps de commencer à s’organiser avec les autres participants. Assurez-vous que chacun dispose du matériel nécessaire pour se connecter à l’appel. Aidez-les à se procurer l’équipement, si nécessaire. Configurez une heure qui convient à tous les participants, en prenant en compte différents fuseaux horaires. Envoyez des invitations indiquant l’heure de la réunion et les instructions pour vous connecter à la téléconférence. La plupart des entreprises fournissent un numéro gratuit afin que les participants ne paient pas pour l’appel.

Faire une conférence téléphonique : les avantages !

Une conférence téléphonique peut se dérouler de manière très similaire à une réunion en personne une fois que tout est organisé. Elle commence généralement par une présentation de chacun lors de la connexion à l’appel. Une différence est que certaines personnes sont moins susceptibles de parler lors d’une réunion téléphonique que dans la vie réelle, alors que d’autres deviennent plus audacieuses et argumentatives. Cela est particulièrement vrai lorsque les participants ne se rencontrent pas en personne. En outre, avec une audioconférence, il est impossible de voir comment les autres réagissent à la conversation. Il incombe à l’hôte ou au modérateur de faire en sorte que tout fonctionne correctement.

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