Créer une conférence téléphonique en ligne (en 5 étapes)

Conférence téléphonique : qu’est-ce que c’est ?

Une conférence téléphonique suit le même principe qu’un appel classique : l’appelant compose le numéro d’appel de la personne qu’il désire joindre, et lorsque ce dernier décroche, une conversation s’en suit. L’appel téléphonique ne concerne alors que deux participants. Similairement, une conférence téléphonique implique que l’organisateur compose un numéro d’appel, dit un « numéro de conférence ». Cependant, à la différence de l’appel téléphonique classique, la conférence téléphonique ne limite pas les interlocuteurs au nombre de deux. En effet, il est possible d’inclure jusqu’à 100 personnes à la conversation.  

Le matériel

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De nos jours, les conférences téléphoniques sont très prisées du monde professionnel. En effet, grâce à l’utilisation de matériels adaptés qui permettent aux personnes physiquement présentes aux alentours du terminal de participer à la conversation, il devient possible d’en organiser une en lieu et place d’une réunion de travail.

Ce type de d’audioconférence se déroule comme suit : l’organisateur réserve deux salles de conférence : une physique et une virtuelle. Dans la première, lui et quelques collaborateurs accèdent à la salle de conférence virtuelle via un téléphone de conférence. A partir du moment où les autres participants prennent part à la discussion, la réunion professionnelle peut débuter. Cette dernière se passe de la même manière qu’une réunion en présentiel ; néanmoins, elle présente l’avantage ce faire gagner du temps aux personnes impliquées. En effet, les conférences téléphoniques évitent aux participants les désagréments liés aux déplacements engendrés par les réunions de travail classiques. De plus, les participants sont dispensés des coûts de déplacements.  

Le service

Il existe plusieurs manières de mettre sur pied une audioconférence. Profiter du réseau internet, c’est-à-dire créer une conférence téléphonique en ligne en est la manière la plus efficiente. De nombreux offres et services prévus à cet effet sont mis à la disposition du public. L’intéressé n’a qu’à en sélectionner un et y souscrire. Par ailleurs, la plupart de ces services de conférence en ligne proposent à sa clientèle des applications mobile et/ou de bureau qui donnent la possibilité à ses derniers de manager plus efficacement leurs conférences téléphoniques depuis leurs postes de travail (ordinateur et/ou Smartphone). La souscription à ces services de téléconférence est souvent simple : quelques clics suffisent. Par ailleurs, ces dernières se distinguent généralement par leur facilité d’utilisation.

Comment créer une conférence téléphonique en ligne ?

Comme toute réunion professionnelle qui se respecte, une conférence téléphonique en ligne ne s’improvise pas ; elle s’organise. De ce fait, réaliser des préparatifs en amont s’avère indispensable. En d’autres termes, il s’agit de réunir les critères qui font qu’une réunion de travail soit réussie. En ce sens, il faut respecter les étapes suivantes :

Définir le thème de la conférence

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La première règle à suivre en matière de conférence téléphonique réalisée dans le cadre d’une réunion de travail est d’en définir le thème. En effet, Il est essentiel de définir au préalable l’objet à aborder lors de l’audioconférence en vue d’éviter les digressions. D’une manière spécifique, l’organisateur a le devoir de déterminer si la réunion portera sur la résolution d’un problème, le partage d’informations ou des discussions sur les perspectives d’avenir de l’entreprise. Il faut garder à l’esprit que suivre un ordre du jour est garant d’une séance efficace et productive.

Sélectionner les participants

La seconde étape à l’organisation d’une conférence en ligne réussie est de la programmer. Il relève de la responsabilité de l’organisateur de sélectionner les participants ainsi que de planifier la date et la durée de la réunion. Cette seconde étape vise à s’assurer que :

  • les participants concernés soient notifiés à l’avance de la tenue de ladite réunion d’une part ;
  • Ces derniers puissent se préparer en conséquence (finaliser des documents, préparer des questions…)

Par ailleurs, si l’organisateur connait à l’avance l’identité des participants, il lui sera plus facile de décider s’il possède ou non les compétences pour endosser de rôle de présentateur et ainsi d’animer la réunion. De même, il a les clés en main pour juger s’il sera nécessaire ou non de pourvoir des supports écrits (présentation PowerPoint, document Excel, …) 

S’assurer de la disponibilité des matériels nécessaires

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La troisième étape consiste à disposer des matériels nécessaires à la tenue d’une conférence en ligne. L’organisateur a pour prérogative de s’assurer que les matériels techniques (salles de réunion, téléphone de conférence, micros, haut-parleurs et autres) soient prêts à l’emploi le moment venu. De plus, il doit bénéficier d’un accès à des services de conférence téléphonique en ligne, c’est-à-dire disposer d’un numéro de conférence. Pour ce faire, il est impératif de procéder à une souscription au préalable (si ce n’est déjà le cas).

Après que le moyen de communication soit sécurisé, l’organisateur doit informer les futurs participants à la réunion sur les spécificités de ce canal. En d’autres termes, il revient de sa responsabilité de prévenir le futur auditoire si certains logiciels (comme Skype, Microsoft Lync) ne sont pas compatibles avec le service choisi et risquent de nuire à l’environnement sonore de l’audioconférence.

Comment obtenir un numéro de conférence téléphonique ?

Généralement, les néophytes éprouvent des difficultés à organiser une conférence téléphonique. En effet, ces derniers sont confrontés d’une part à la multitude de logiciels permettant de mettre une audioconférence sur pieds (comme Microsoft Lync et Skype) ; d’autre part, les tarifs des opérateurs de téléphonie mobile auxquels ils sont souscrits n’intègrent pas de services d’audioconférence professionnels.

En conséquence, en vue d’organiser une conférence téléphonique en ligne, l’organisateur n’a d’autres choix que de faire appel à des services externes, plus précisément à un service de conférence téléphonique en ligne. Il en existe un grand nombre, notamment Orange, Buzzee, Myconf, Interconf, Powwownow, Topmeeting, Teleconferencefacile, Teleconferencegratuite. Cependant, force est de constater que les tarifs varient souvent d’un site à l’autre.

Généralement, les sites qui proposent des services de conférence téléphonique en ligne se distinguent par la gratuité de l’inscription. L’enregistrement se fait en quelques clics puisqu’il s’agit surtout de fournir des informations de base telles que l’adresse mail de l’utilisateur et un mot de passe. (Il suffit de compléter les champs en suivant les instructions). Après avoir accepté les conditions d’utilisation du service, le nouvel utilisateur reçoit un mail de validation du compte accompagné d’un « numéro de conférence » et/ou d’« un code participant » qu’il communiquera aux personnes avec qui il désire converser. Malgré la gratuité des services annoncés par le site de service de téléconférence, l’audioconférence facturée à la minute à chaque participant dans la plupart des cas.

Comment se déroule une conférence téléphonique en ligne ?

En règle générale, les participants appellent le numéro de conférence à l’heure prévue puis entrent le code d’accès participant. Le premier à s’être connecté attend l’arrivée des autres participants. Lorsqu’un second entre à son tour en ligne, la réunion peut débuter.  

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Rejoindre la conférence en tant que participant

La démarche pour rejoindre la conférence en tant que « participant » est très simple : il suffit d’appeler le numéro de conférence et de saisir le code participant via le téléphone de conférence ou les logiciels et applications de téléconférence comme Skype ou Lync et de suivre les instructions additionnelles si besoin est.

Rejoindre la conférence en tant qu’organisateur ou présentateur

La démarche pour rejoindre la conférence téléphonique est toujours la même. Cependant, l’organisateur, parfois désigné comme « présentateur » joue le rôle de modérateur. Il attribue les temps de parole, récapitule les points importants soulevés lors de la discussion et ramène les participants à l’ordre en cas de digression. Néanmoins, il a pour fonction principale de gérer et maintenir l’environnement sonore de la réunion est en mesure de désactivant ou de réactivant les micros des participants selon la situation.

Conclusion

En conclusion, ce n’est pas sorcier de créer une conférence téléphonique… du moment où l’on dispose des outils nécessaires. De ce fait, nous vous invitons à lire les articles suivants afin d’avoir toutes les cartes en main pour une audioconférence réussie, à savoir : le matériel adéquat et le numéro de conférence.   

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