Les erreurs à éviter lors de votre conférence téléphonique

Si auparavant, l’organisation de conférences téléphoniques se réservait aux grandes infrastructures et aux technophiles aguerris, il en est autre aujourd’hui. Sur Smartphone, sur Skype ou autres plateformes en ligne, il est devenu tellement plus aisé de programmer une conf-call. Bon nombre d’institutions apprécient cette alternative pour la dimension plus humaine des échanges. De plus, celle-ci ôte les contraintes des déplacements coûteux et éreintants. Cela dit, cette option aux multiples avantages présente de subtils pièges. La réussite d’une conférence téléphonique repose sur quelques règles et surtout sur l’éviction de certaines attitudes. Focus donc sur les erreurs à éviter pour devenir un pro des réunions par téléphone !

Les erreurs de l’organisateur de conférence

En tant que premier responsable, l’organisateur devra porter une attention particulière aux détails. Il arrive tout de même que certaines choses échappent à son contrôle. Il ne suffit pas de programmer une rencontre téléphonique et d’exposer le sujet. Le but sera d’organiser efficacement la réunion pour prétendre à des résultats probants. En ce sens, voici les listes des faux pas à éviter :

Nº 1 : choisir un horaire inadapté

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Pour bien capter l’attention des interlocuteurs, il faut choisir un créneau approprié. On n’optera ni pour les réunions matinales ni pour les entrevues en fin de journée. Aux premières heures du jour, l’esprit est souvent encore endormi à ce moment de la journée. Et le soir, l’envie de rentrer chez soi perturbe la capacité de concentration. On préférera le courant de la journée.

Aussi, les lundis matin et les vendredis après-midi font partie des plages d’horaire inenvisageable. Ici, c’est l’humeur qui joue. En début et en fin de semaine, celui-ci pas toujours au beau fixe pour participer à une réunion.

Nº 2 : oublier de livrer un ordre du jour

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C’est se leurrer de penser que priver ses interlocuteurs d’ordre du jour et exposer uniquement les points à aborder en début de réunion sont sans conséquence. Au contraire, il est vital de communiquer au préalable les thèmes à traiter aux interlocuteurs. Autrement, ces derniers risquent de manquer de concentration par manque de préparation. Ce qui rendrait la réunion stérile et contre-productive. Mais aussi, cela impacterait également sur le crédit accordé à l’organisateur.

Nº 3 : négliger son rôle de médiateur

Comme tout regroupement public, une conférence nécessite une animation dynamique afin d’éviter les éparpillements. Cela établit une bonne ambiance et une concentration bien posée. Pour mettre en place de bonnes conditions de réunion, il suffit de laisser libre cours à sa créativité à travers des musiques d’ambiance, des vidéos d’accueil, des affiches, etc.

Le maître de cérémonie devra faire preuve d’ouverture : sympathique, à l’écoute et compréhensible. Cela ne signifie toutefois pas qu’il faut tomber dans le laisser-aller et passer sous silence toute forme de manque de discipline. Il faudra être intransigeant sur certains écarts : commentaires déplacés, usage de téléphone portable, manger, etc. Un rappel à l’ordre sera alors requis.

Nº 4 : les discours longs sans queue ni tête

Le temps de concentration des interlocuteurs sur un long discours ne saura dépasser une dizaine de minutes. Dans le cadre d’une conférence, on préférera donc les discours concis et richement informatifs. Les longs monologues sont généralement assommants et ferment les fenêtres de la réflexion des participants. On ne risquera donc pas de traîner les mots. De plus, le temps optimal de la tenue d’une conférence est de trois quarts d’heure maximum.

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Nº 5 : une conférence monologue et non participative

Dans son concept même, une réunion est le rassemblement d’un groupe de personnes sur un sujet. Ceux-ci se concertent et discutent pour aboutir à des solutions concrètes. Pourtant, il n’est pas anodin qu’un organisateur monopolise la parole durant une session. Celui-ci oublie parfois l’existence de ses interlocuteurs et de leur droit de parole. On sollicitera donc une active participation de ces derniers : questions, opinions, et expériences. Pour les encourager à s’exprimer, le maître de conférences devra éveiller leur intérêt en leur posant des questions ou en les incitant à se consulter entre eux. Ici, on privilégiera la technique du brainstorming. 

Nº 6 : une conclusion sans décision ou solution

Une conférence en bonne et due forme se termine généralement sur une prise de décisions. Après le développement d’un concept, la présentation d’un produit ou l’exposition d’une stratégie d’attaque, l’organisateur doit veiller à demander les acquis et la compréhension des participants. Une fois que les consensus sont clos, on procède à la conclusion.

Nº 7 : inviter trop de participants

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Le nombre optimal d’interlocuteurs durant une conférence téléphonique ne doit pas excéder la dizaine. Cela permet une prise de décision plus efficace, rapide et pertinente. On conviera principalement les personnes concernées et non toute une entreprise.

Nº 8 : programmer conférence sur conférence

Il ne sert à rien de se réunir 7 fois par semaine pour se concerter sur un sujet. C’est inutile et contre-productif. Cela empêche la prise de décision ferme, favorise les hors sujets et retarde l’exécution des missions.

Le profil du bon organisateur

Après les erreurs à éviter, voici les quelques attitudes d’un bon organisateur :

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  • Choisir pour des sujets simples pour favoriser
  • Opter optique ATROMI (Accueil, Thème, Règles du jeu, Objectif, Méthode, Information)
  • Être ponctualité et encourager la ponctualité avec des messages de rappel la veille et l’avant-veille
  • Trier les participants par souci de nombre et de hiérarchie
  • Être un bon médiateur
  • savoir animer et capter l’attention
  • Bien choisir ses mots pour limiter les tensions
  • Élaborer un compte rendu concis et instantané
  • Utiliser des casques avec micro, ou un haut-parleur
  • Devenir un adepte du « take 5 » : paroles aux participants les 5 premières minutes
  • Assigner des tâches aux interlocuteurs : tenir le chronomètre ou de gérer les questions/réponses
  • Interdire l’usage de la fonction « mute » pour éviter les dérives
  • Poser une question ou commenter toutes les 20 minutes pour s’assurer de la présence de chacun

Dossier dérives des interlocuteurs

Une conf call est une pratique de plus en plus prisée ces derniers temps. Si on reproche souvent à l’organisateur son manque de rigueur dans la tenue d’une conférence, les interlocuteurs sont également sujets de faux pas.

Bon nombre des participants avouent préférer l’utilisation du Smartphone comme support pour sa touche « mute ». Pour cause, ce bouton permet de s’isoler de la séance en cours tout en écoutant ce qui s’y dit.

Les pièges derrière la fonction « mute » ?

Mais pourquoi donc cet engouement pour le « mute » ? Cela s’explique du fait que son activation permet de faire deux ou plusieurs choses à la fois. En plus d’assister à la conférence, les participants y recourent pour supprimer les bruits de fond, pour discuter avec une tierce personne, pour aller aux toilettes, pour manger ou cuisiner, ou pour recevoir un appel téléphonique, envoyer des emails, travailler, discuter par SMS, surfer sur les réseaux sociaux, voire pour s’endormir. Par respect de l’organisateur, il est important pour les interlocuteurs de bannir ces mauvaises habitudes.

En dehors de la fonction mute, on évitera de s’isoler dans la toile des réseaux sociaux, de manger en mastiquant bruyamment, de crier au téléphone, de couper la parole, ou de discuter avec un collègue.

Conclusion

Il va sans dire qu’une conférence téléphonique ne s’improvise pas, vous l’aurez compris. Il existe une légion d’erreurs que l’on peut commettre et qui pourrait mettre en péril la tenue de la réunion. Si vous souhaitez que tout se passe bien, il faut savoir contenir les dérives de ses interlocuteurs, faire preuve de rigueur et éviter les faux pas. Mais avant de considérer ces astuces antisèches, vous pourriez renforcer vos pré-requis en lisant notre article sur  comment organiser une conférence téléphonique.

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