Comment organiser une conférence téléphonique?

Dans le milieu professionnel, les régulières et interminables réunions en salle sont monnaies courantes. Ces entrevues livrent une dimension plus conviviale et plus humaine aux rencontres, aux débats et aux concertations entre collègues conviés. Elles permettent une réelle confrontation des idées aux projets exposés : stratégie d’attaque, placement de produit, bilan, etc. Ainsi, comment organiser une conférence téléphonique dans les règles de l’art?

Mais au vu des contraintes du quotidien et compte tenu de l’essor des technologies de communication, les « conf call » ou conférence téléphonique s’en viennent simplifier la tenue de ce genre de session. Elles délient des contraintes de temps, de disponibilités et de déplacements. Il s’agit d’une solution très prisée des entreprises et PME décentralisées pour gagner en efficacité et en rentabilité.

Néanmoins, y recourir nécessite la considération de certains éléments. Car oui, organiser une conférence téléphonique n’est pas une tâche facile comme on puisse le penser. Que faut-il donc faire pour réussir dans ce domaine ? Cet article se veut d’apporter des éclaircissements à ce sujet.  

Conf call ou conférence téléphonique

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Une « conf call » permet à plusieurs acteurs de diverses provenances et différentes localisations de se réunir autour d’une salle virtuelle pour parler d’un projet, d’une stratégie, d’un bilan d’état, etc. Pour ce faire, un opérateur téléphonique traditionnel (France Télécom, Orange, etc.) ou spécialisé comme une plateforme en ligne (Arkadin, Nuba, etc.) fournit à chaque participant un numéro dédié et un code d’accès personnalisé. Chaque opérateur applique ses propres tarifs en abonnement ou non, avec ou sans frais d’accès. Le règlement des communications passées – appel avec ou sans vidéo – peut incomber aux participants ou à l’organisateur.

Ce type de réunion rassemble généralement des collaborateurs séparés par plusieurs milliers de kilomètres. Il leur permet de faire le point sans avoir à prendre un vol et dépenser de l’argent inutilement. Cela dit, organiser une conférence téléphonique n’est pas seulement motivé par le facteur distance. On peut en programmer un à tout moment pour rapidement réunir plusieurs acteurs sur un sujet urgent, qu’ils soient éloignés ou non les uns des autres.

La “to do list” du bon organisateur

Organiser une conférence téléphonique de manière efficace exige la prise en compte de certains éléments. En effet, il est crucial de bien se préparer si l’on espère une issue en bon et due forme. Parmi les missions de l’organisateur, on retrouve :

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  • Élaborer une liste des participants et leurs disponibilités
  • Demander si nécessaire un numéro de conférence téléphonique
  • Préparer la salle et le matériel de présentation s’il y a lieu
  • Assigner des tâches à certains participants comme chronométrer la séance
  • Tenir compte du nombre d’interlocuteurs et des options complémentaires comme enregistrement de la conférence, la fonction de mise en pause temporaire du micro, etc.
  • Livrer aux partis pris la date et l’heure, le fuseau horaire, et leurs données d’appel (numéro, code d’accès participant et participant)
  • Vérification des notifications de réception des invités
  • Octroyer un ordre du jour et des documents de référence pré-session
  • Rappeler la veille la tenue de la réunion
  • Préciser au tout début la durée de la session
  • Accorder 5 minutes aux participants pour se connaître
  • Avant la conf call, effectuer un check-in du matériel (numéro d’appel, codes d’accès, options personnalisées)

Choisir le bon matériel : un facteur capital

D’habitude, on a le choix entre le fixe et le portable pour lancer une conférence téléphonique. Pour les sessions à plusieurs intervenants, le mieux est d’opter pour un téléphone spécial conférence pouvant supporter jusqu’à cinq personnes connectées.

Si l’on opte pour une plateforme en ligne spécialisée comme Arkadin, Buzzee, freeconferencecall ou autres, il faudra garantir leur fiabilité dans la mise en relation des participants. Pour en être sûr, l’organisateur devra avoir accès avec facilité au portail d’administration où l’on ajoute et supprimer des invités, de couper le micro d’un participant, etc.

Durant une session, on veillera à ce que les participants disposent d’une connexion internet fluide et d’une bande passante puissante. Pour dynamiser une réunion virtuelle, l’usage d’outil web conférence ou de vidéoconférence à l’instar des simples appels téléphoniques permet une meilleure exposition du sujet du jour et une meilleure interaction entre chaque acteur.

Garantir la présence des participants : un critère incontournable

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Bien organiser une conférence téléphonique repose également sur l’assurance de la présence de chaque personne conviée. Il faut que tous soient connectés à l’horaire fixé en tenant compte des fuseaux horaires. Pour s’assurer de leur bonne volonté, il suffit de leur transmettre un « reminder » la veille et quelques heures avant la réunion. Il est possible d’annexer à ce petit rappel un email stipulant les règles du jeu (présentation, ordre du jour, etc.). Il est à noter que leur nombre ne doit pas dépasser une dizaine afin de favoriser les échanges interactifs.

Avant et pendant la réunion : les tips

La bonne tenue de ce genre de réunion requiert la nomination d’un maître de conférence pour diriger efficacement cette dernière. Celui-ci doit veiller au respect des règles imposées pour le bon déroulement de la séance dont interdiction d’activer le haut-parleur, d’héberger la séance sur un portable, etc.

Une fois tous les éléments mis en place, on précède à la conférence à proprement dit. Durant une session, on débutera en mettant les points sur les “i” concernant les règles de base. On parcourt ensuite l’ordre du jour. Durant la réunion, on prévoira un temps pour les explications et un temps pour les questions des participants. Les sujets à aborder doivent être structurés et clairs. Entre-temps, il faudra surveiller l’heure pour ne pas trop accaparer les invités. En effet, il ne faut pas dépasser une heure pour une session. D’une part parce que chacun a des obligations qui l’attendent. D’autre part, le temps de concentration d’un humain ne saura aller au-delà de ce délai.

Après la conférence

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Il est primordial d’affranchir aux participants un clair résumé de la session. On peut le faire de façon immédiate via la plateforme spécialisée en charge ou de façon différé. Cette synthèse devra clairement citer chaque décision prise. C’est essentiel, car bien organiser une conférence téléphonique se ressent à travers les acquis des participants. À la fin de la séance, on réservera la prochaine réunion virtuelle par téléphone.

Conclusion

En somme, il faut savoir être méthodique et faire preuve de rigueur pour bien organiser une conférence téléphonique. Comme tout événement, la préparation de ce genre de meeting se fait sur plusieurs paliers. Une fois que vous avez les bases en poche, il vous sera ainsi facile de passer à la prochaine étape : où trouver un numéro téléphonique ?

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