Comment choisir son téléphone d’audio conférence

De nos jours, de plus en plus de réunions de travail sont organisées en audio conférence. Ce type d’interaction semi-virtuelle (via les pieuvres téléphoniques) permet aux participants d’économiser sur les coûts de déplacements. Bien que la majorité des téléphones portables permette à l’utilisateur de passer des appels en mode conférence, c’est-à-dire de converser simultanément avec plusieurs interlocuteurs. Il est d’ailleurs recommandé d’user d’un matériel professionnel pour éviter les problèmes liés aux équipements lors de la conférence. Certes, ce type d’équipement a un coût ; toutefois, il est rapidement rentabilisé sur le long terme.

Un large panel choix de matériel d’audio conférence s’offre au public (entrepreneurs, entreprises, organismes privés, …). En conséquence, nombre de professionnels peinent à trouver le « bon » matériel, celui qui correspond à ses besoins.

Matériel d’audio conférence

Les réunions professionnelles influent sur la bonne marche d’une entreprise. En effet, la signature de contrats ou la prise de décisions relatives à la vie de l’entreprise sont effectuées lors des réunions de travail. Ainsi, lorsque ces dernières sont réalisées au mayen d’une audio conférence, une bonne qualité du son est primordiale. En effet, un mauvais environnement sonore risque d’en entraver le bon déroulement de la séance : les fritures et les coupures ont de fortes probabilités de miner la compréhension des idées avancées par les participants. Il est donc recommandé de se munir du matériel adéquat : la « pieuvre téléphonique ».

Pieuvre téléphonique : qu’est-ce que c’est ?

La pieuvre téléphonique est un téléphone de conférence disposant de 3 à 4 micros répartis sur le pourtour du système de conférence appelé speakerphone. Elle est capable de capter le son à 360 degrés, c’est-à-dire de capter parfaitement les sons émis aux alentours du terminal, et ce, dans un rayon de 3 à 4 mètres. L’utilisation de la pieuvre téléphonique procure un confort sonore optimal, de manière à ce que chaque participant se trouvant dans la salle de réunion puisse suivre la conversation et intervenir de manière naturelle.

Il est à souligner que la pieuvre téléphonique a pour principe de permettre à l’organisateur de l’audioconférence d’appeler un ou plusieurs interlocuteurs puis de partager la conversation avec des collaborateurs présents dans une même salle de réunion.

Comment choisir son matériel d’audio conférence?

Se procurer un matériel relève d’un important investissement pour une entreprise. A ce titre, il lui est primordial d’acquérir un appareil de bonne qualité au meilleur prix, et dont les performances concordent avec ses besoins.

Choisir son matériel d’audioconférence se fait en deux étapes. La première consiste à déterminer les besoins de l’entreprise. Les deux questions ci-après permettent de cibler lesdits besoins et par conséquent, de définir les critères motivant le choix du terminal.

Quelle technologie utiliser ?

Il faut savoir que la pieuvre téléphonique se raccorde au réseau téléphonique en place au sein de l’entreprise. De ce fait, le premier réflexe avant même de songer à quelle marque acheter, devrait être de vérifier s’il s’agit d’un réseau analogique classique, ou bien d’un réseau numérique (téléphonie sur IP). En effet, il faut s’assurer que le modèle de téléphone de conférence choisi soit compatible.

Combien de personnes seront présentes dans la salle de réunion lors de l’audioconférence ?

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Le choix du terminal dépend essentiellement de la réponse à cette question. En effet, une audioconférence faisant intervenir un petit nombre de personnes, c’est-à-dire jusqu’à 4 participants simultanément présents dans une salle de réunion, ne nécessite pas l’emploi d’un modèle sophistiqué. En revanche, si l’entreprise a tendance à organiser des réunions à plus grande échelle, c’est-à-dire des réunions où une quinzaine de participants seront simultanément présents dans la même salle de réunion, elle devra se tourner vers des modèles plus sophistiqués. Effectivement, dans ce cas de figure, des micros supplémentaires et haut-parleurs plus puissants seront nécessaires.

La deuxième et dernière étape pour finaliser le choix du modèle de pieuvre téléphonique à acquérir consiste à déterminer les options et fonctionnalités utiles dont l’entreprise pourrait avoir besoin. Par exemple :

L’évolutivité 

L’évolutivité est une caractéristique intéressante puisqu’elle permet d’adjoindre des micros additionnels, permettant ainsi au terminal d’ « évoluer » et d’admettre des participants supplémentaires à la réunion.  (2 micros additionnels coûtent entre 150€ et 200€)

Le lecteur carte SD

L’existence du lecteur SD permet d’enregistrer la conversation lors de l’audioconférence. Il est à souligner que de nombreuses entités préfèrent garder enregistrements des conférences téléphoniques réalisées afin de compléter leurs archives.

Le caisson de basse

Le caisson de basse est réservé aux les modèles pour les grandes audiences (audience supérieure à 15 personnes). Il permet d’améliorer la qualité du son délivré par l’intermédiaire du terminal, assurant ainsi un confort sonore optimal aux participants de l’audioconférence.

Casque sans fil

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Le casque sans fil permet à une personne se trouvant à une distance de 100 mètres à 150 mètres de la salle de réunion de participer à l’audioconférence.

Optimisé Skype et/ou Microsoft Lync

Il existe des téléphones de conférence équipés de câbles (USB ou JACK) permettant de les relier à un ordinateur. Ainsi, la conférence téléphonique peut se dérouler en ligne via les logiciels Skype et/ou Microsoft Lync, tout en profitant du confort sonore procuré par les micros et haut-parleurs de la pieuvre téléphonique. Cette option facilite le partage des documents relatifs à la réunion (document PowerPoint).

Compatibilité Bluetooth

La compatibilité du terminal au réseau Bluetooth lui permet de se connecter à un téléphone mobile. Cela permet au participant de joindre la conférence à partir de son smartphone.

Cryptage 

L’option cryptage est surtout utile lors pour le cas des réunions secrètes. En effet, cette fonctionnalité crypte la conversation de manière à éviter les fuites d’Intel.

Quel modèle de pieuvre téléphonique choisir ?

En conclusion, le choix du matériel utilisé (pieuvre téléphonique) peut-être motivé par 3 critères de base. Il est cependant à noter que les appareils portant les marques polycom, jabra et konftel parmi les usagers.

En fonction de la couverture audio

Le terminal est choisi en fonction du nombre de participants simultanément présents dans la salle de réunion, indépendamment des options disponibles et du coût du produit.

En fonction du prix

Le terminal choisi est adapté au nombre de participants ; néanmoins, le coût est privilégié au détriment des fonctions et options disponibles.

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En fonction des fonctions et options utiles

Le terminal choisi est adapté au nombre de participants ; néanmoins, l’accent est placé sur les options disponibles au détriment du coût.

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Conclusion

Nous espérons que cet article vous a aidé à choisir votre matériel. Cependant, il est à rappeler que ce terminal ne fonctionne que si vous disposez d’un numéro  de conférence. Nous vous invitons alors à lire les articles Où trouver un numéro téléphonique et les meilleurs services de conférence téléphonique gratuite afin d’obtenir des informations complémentaires à ce sujet.

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